患者さまの個人情報など、大切なことが書かれているカルテ。
カルテ作成は義務付けられていることもあり、どこの整骨院・接骨院でもカルテを作成し、保管しているかと思います。
しかし整骨院でのカルテ作成の目的や重要性などきちんと知っていますか？
そこで今回は、整骨院や接骨院のカルテ作成と保管について重要性や注意点など徹底解説いたします。
整骨院・接骨院におけるカルテ作成の目的とは？
整骨院や接骨院では、カルテの作成および保管が法律上の義務になっています。
さらに整骨院・接骨院に定期的に通っていただいている患者さまの症状をカルテに記入することで、患者様の症状の変化を確認し、施術方針を決める目的もあります。
そして整骨院のカルテは保険請求時の根拠にもなります。
整骨院・接骨院におけるカルテの重要性とは？
整骨院や接骨院におけるカルテの重要性は、上手に活用することで整骨院や接骨院の経営を安定させることができることです。
カルテに書かれている情報をデータベース化することにより、アフターフォローなど顧客管理として活用することができます。
割引券の送付やバースデーメールにより、リピーターを増やしたり休眠患者に再び来ていただくことも可能です。
また整骨院のカルテを用いて患者さまに施術効果を説明すると説得力が増すので、施術効果に納得してもらいやすくなるというところもあります。
整骨院・接骨院のカルテの重要性を理解して、うまく活用しましょう。
整骨院・接骨院で記入すべきカルテの内容
整骨院・接骨院で記入すべきカルテの内容はいろいろあります。
・氏名や年齢、住所
・主な症状や負傷した原因など
・保険証の種類
・施術方法
・来院日
などです。
負傷した原因について記入しておくと、保険を使えるかどうかもはっきりします。
これは整骨院などで不正請求を疑われたとき、カルテにきちんと原因を記入し保管しておくと、カルテの正当性を明らかにしてくれます。
整骨院・接骨院でのカルテを管理する上での注意点について
個人情報が載っているカルテ。
整骨院や接骨院でのカルテを管理するうえでの注意点はいくつかあります。
患者さまの手の届くところにカルテを置いていませんか？
受付のすぐ後ろなど、簡単に外部の人の手が届くような場所にカルテがある整骨院は、盗難被害に遭う確率が高くなります。
外部の人から手の届かないような場所に置く、ロールカーテンを付けて簡単には取り出せないようにするなど工夫しましょう。
そのほかの注意点として、パソコンでカルテの管理している整骨院・接骨院は、パソコンの画面が患者さまから見えない角度に設置しましょう。
のぞき見防止フィルムを貼ったり離籍時にはモニターの電源を切るなどすることで、整骨院のカルテが見られるリスクが減りますよ。
カルテの保存期間は？
カルテの保存期間も決まっており、患者さまが治癒したり施術の中止したりしてから5年間とされています。
患者さまが来院しなくなってしばらくしてから再び整骨院に来ることも。
また施術を終えて数か月後、数年後に患者さまより施術証明を請求されるケースもあるのできちんと保管しておきましょう。
整骨院・接骨院を廃業したとしても、カルテの保存義務はありますので、注意してください。
電子カルテとは？
整骨院・接骨院が作成するカルテには、紙と電子があります。
整骨院・接骨院でも目的やメリットにより電子カルテを利用しているところも。
電子カルテとは、患者さまの個人情報を電子情報で作成や保存するシステムのことです。
予約システムや他の機能と連携し診察をスムーズにしたりすることもできます。
メリットも多く、最近では電子カルテを導入している整骨院や接骨院も増えています。
整骨院も導入したい電子カルテのメリットについて
整骨院も導入した電子カルテのメリットは4つあります。
保管に場所をとらない
紙のカルテで5年保管となると、患者さまが増えるにつれて保管スペースが足りずに頭を悩ませることも。
電子カルテですとPCやタブレットの中に保存しておくだけですむので、スペースの確保に悩まずにすみます。
記入が効率化できる
整骨院のカルテを記入するときに、よく使う項目があります。これをテンプレートで登録しておくとチェックを付けるだけで完了するなど、記入作業を効率化することが可能です。
安全な保管が可能
どのような整骨院でも災害や火事が起こる可能性があります。
紙のカルテはなくしたり燃えたりすることもありますが、電子カルテはバックアップシステムがあるため、データを復旧することができます。
検索が簡単
久しぶりに整骨院に来院される患者さまなどのデータを探すときも、電子カルテは便利です。
検索窓に入力するだけで、患者さまの情報を見つけられます。
電子カルテはメリットも多く、たくさんの整骨院・接骨院が利用しています。
電子カルテはカルテにかける時間を省略し、施術を丁寧におこなったり集客できる時間を増やすことも。
電子カルテのサービスはいろいろあるので、整骨院にあった電子カルテを探してみてくださいね。
まとめ：整骨院・接骨院のカルテ作成と保管を徹底解説！
整骨院・接骨院でのカルテの目的や重要性、注意点について解説しました。
カルテ作成は義務付けられているからだけではなく、患者様の症状の変化を確認し、施術方針を決める目的もあります。
さらに整骨院や接骨院におけるカルテの重要性は、上手に活用することで整骨院や接骨院の経営を安定させることができます。
また不正請求を疑われたとき、カルテにきちんと原因を記入し保管しておくと、カルテが正当性を明らかにしてくれますので、必要事項はきちんと記入し最低5年保管しましょう。
紙のカルテでは保管場所を多くとったり紛失や焼失のリスクがあるので、不安がある方は電子カルテがおすすめです。
電子カルテを検討している整骨院は、いろいろなサービスの中からご自身に合ったサービスを探してください。
